Décompte locataire : loyers et paiements
Un décompte locataire retrace les loyers, les charges et les paiements reçus pour une période donnée. Il permet de préparer un relevé de compte, y compris lorsque le compte est soldé ou créditeur. Le solde arithmétique correspond au solde initial augmenté des échéances saisies et diminué des versements reçus ; il ne détermine pas à lui seul les sommes juridiquement recouvrables.
Exemple chiffré
Au 31 octobre 2026, deux échéances de 700 € de loyer et 80 € de charges sont comptées, le 5 septembre et le 5 octobre. Le bailleur a reçu 400 € du locataire le 12 septembre, puis 300 € le 15 octobre et 200 € d'aide au logement directement le 20 octobre. Le solde initial est nul.
| Opération | Montant |
|---|---|
| Loyers hors charges | 1 400,00 € |
| Charges | 160,00 € |
| Total des échéances | 1 560,00 € |
| Paiements reçus | 900,00 € |
| Solde restant selon les saisies | 660,00 € |
Comment établir votre décompte
Repartir d'un historique complet
Choisissez une date d'arrêté, puis ajoutez chaque échéance avec sa date réelle, son loyer hors charges et ses charges. Ajoutez séparément chaque versement reçu, même partiel. Le bouton « Dupliquer » insère la copie juste après l’original et reprend les montants, en effaçant la date et la précision : renseignez les nouvelles valeurs. Un changement de loyer se saisit directement sur la ligne concernée.
Sans début de période, le calcul part de zéro avant la première opération. Avec un début, les opérations antérieures forment le solde initial en mode historique. Vous pouvez aussi saisir un solde initial, débiteur ou créditeur, juste avant ce début : les opérations antérieures sont alors ignorées, sans double comptage. Incluez les avances et toutes les opérations nécessaires pour reconstituer le solde. La fin de période est inclusive et ne peut dépasser la date d'arrêté ; laissée vide, elle reprend cette date. Les opérations postérieures à la fin sont signalées et exclues, même si un paiement concerne un loyer plus ancien. Les montants sont additionnés en centimes, sans arrondi intermédiaire. Utilisez la virgule ou le point pour les décimales et des espaces pour les milliers : 1 000,50 ou 1000.50. Les points de groupement (1.000) et les montants à trois décimales sont refusés. Une opération incomplète reste hors calcul et le décompte est signalé comme provisoire.
Lire le solde sans affecter les paiements
Chaque échéance augmente le solde ; chaque versement le diminue. Un solde négatif représente un crédit dans cet historique. À date égale, les opérations gardent l'ordre de saisie : les soldes intermédiaires peuvent changer selon cet ordre, pas le total final.
Le relevé classe les mouvements par date. Si un virement comporte une communication, conservez-la avec l’extrait bancaire pour justifier l’affectation retenue.
Vérifier les sommes avant de les réclamer
Utilisez le relevé pour une location privée en Belgique. Séparez la garantie locative, les dégâts locatifs, les indemnités et les frais de procédure du compte de loyers et charges.
Saisissez exclusivement les loyers et les charges convenus pour les périodes retenues. Écartez intérêts et frais de rappel.
Distinguer le décompte des démarches
Une ligne ancienne reste dans le relevé. Vérifiez séparément les échéances contestées avant toute démarche.
Rapprochez le relevé des documents du bail et des extraits de compte avec le preneur.
FAQ
Les réponses aux questions les plus fréquentes sur cet outil.
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Comment compter plusieurs paiements partiels ?
Créez une ligne par versement avec sa date de réception. Deux paiements de 200 € et 150 € diminuent le solde de 350 €, sans modifier le montant initial du loyer. Le tableau conserve les deux opérations.
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Comment comptabiliser une aide versée au bailleur ?
Inscrivez uniquement le paiement effectivement reçu. Une aide versée au preneur ne constitue pas un second paiement au bailleur.
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Peut-on ajouter des charges ou un loyer incomplet ?
Oui. Saisissez le montant vérifié pour le mois concerné. Détaillez à part le décompte des provisions et des frais réels.
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Pourquoi le résultat est-il créditeur ?
Le solde initial et les paiements inclus conduisent à un montant en faveur du locataire. Vérifiez les dates, les avances et l'exhaustivité de l'historique. L'outil conserve ce crédit au lieu de ramener le solde à zéro. Il ne décide pas d'un remboursement juridiquement exigible.
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Peut-on préparer un plan d'apurement avec ce résultat ?
Le décompte établit un historique ; le calculateur d'échéancier de dette locative permet ensuite de simuler les remboursements futurs en plus du loyer courant. Le solde est à ressaisir : aucune donnée n'est transférée. La simulation ne vaut pas accord entre les parties.
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Comment modifier et conserver le relevé ?
Renseignez si besoin le bailleur, le locataire, le logement et une référence dans « Personnaliser le relevé ». Modifiez les opérations et les champs pour recalculer le document. « Copier » reprend les identités renseignées, les bornes, le solde initial, les totaux, toutes les lignes et les limites du calcul. « Télécharger (HTML) » crée un fichier local ouvrable dans un traitement de texte ; les modifications de ce fichier ne recalculent pas les montants. « Imprimer » utilise l'impression du navigateur : aucun service de conversion n'est appelé. Ce relevé n'est ni une quittance, ni un reçu, ni une mise en demeure.
« Tout effacer » conserve la date d’arrêté et propose « Restaurer » jusqu’à la prochaine saisie ou modification. Les identités et montants restent dans la page, sans stockage ni transmission. Les fichiers que vous choisissez de télécharger restent sous votre contrôle ; fermer la page efface les saisies.
